Kuinka pitkään työnantajat tarvitsevat säilyttää palkkaselvitykset?

Yhdysvaltain liittovaltion lain mukaan työnantajien on pidettävä työntekijöidensä tai entisten työntekijöiden palkkasummia tiettynä ajanjaksona. Aika riippuu kuitenkin siitä, mihin perussääntöön viitataan, mikä voi tehdä tietäen, kuinka kauan työntekijärekisteriä pidetään sekavana. Pidä mielessä säädetyt määräajat jokaisessa säädöksessä ja mitä palkkasummasta tehdyt asiakirjat säätiö haluaa sinun säilytettäväksi ja miksi, voit kehittää järjestelmää, joka pitää palkkasummatietoja niin kauan kuin laki vaatii.

Päivän video

Tunnistaminen

Palkkasummut ovat yleensä kaikki tiedot, jotka liittyvät työntekijän tunteihin ja hänen maksetuistaan ​​palkkioista US Departmentin mukaan työvoimasta. Työehtosopimuslain mukaan palkanlaskennan tiedot sisältävät tiedot kunkin työviikon alkamisajankohdasta ja päivästä; kussakin työpäivässä ja jokaisena työviikkona tehtyjen työtuntien määrä; kokonaismäärä, jonka työntekijä on ansainnut tekemästä ylitöistä työtunteja; säännöllinen tuntipalkka viikosta, jona työntekijä teki ylitöitä; ylityökorvaus jokaisesta työviikosta; työntekijän palkan lisäysten tai vähennysten määrät joka viikko; kultakin palkkaajalta maksettava kokonaismäärä; ja kunkin palkka-ajan kattamat päivämäärät, U.S: n työministeriön mukaan. Nämä tiedot on merkittävä työntekijän henkilökohtaisiin tietoihin, mukaan lukien nimi, osoite, ammatti ja sukupuoli. Jos työntekijä on alle 19-vuotias, hänellä on myös hänen syntymäaika.

Sovellettavat lait

Vuodesta 2010 lähtien vain kaksi liittovaltion perussääntö vaatii työnantajia pitämään palkkalistoja koskevat tiedot ajan tasalla Yhdysvaltojen työministeriön ja Yhdysvaltojen Equal Employment Opportunity Commissionin mukaan. EEOC. Nämä kaksi sääntöä ovat oikeudenmukainen työlainsäädäntö ja työelämässä sovellettava syrjintä. FLSA: n ja ADEA: n osalta suurin osa palkkalistoista on säilytettävä kolmen vuoden ajan U.S: n työministeriön ja EEOC: n mukaan. Vaikka FLSA sallii työnantajien hylätä joitakin palkkataulukkoja, mukaan lukien palkkataulut, kahden vuoden kuluttua ADEA vaatii, että työnantajat pitävät näitä tietoja kolmen vuoden ajan.

Muoto

ADEA ei vaadi työnantajia pitämään palkkalistoja tietyssä muodossa, kunhan EEOC: n mukaan EEOC: n mukaan EEOC pyytää niitä. FLSA ei vaadi, että kellon kellot käytetään työntekijöiden työtuntien seurantaan U.S: n työministeriön mukaan. FLSA ei myöskään vaadi tietueiden tallentamista tietyssä muodossa. Yhdysvaltain työministeriön mukaan mikrofilmia tai lävistettyä nauhaa ei kuitenkaan pitäisi käyttää, ellei työnantajalla ole myös laitteistoa, jotta nämä muodot olisivat helposti luettavia.

Tehtävä

Työntekijöiden palkkahallinnon kirjaamisen säilyttäminen työehtosopimuslaissa on suojella työntekijän oikeuksia oikeudenmukaiseen palkkaan Yhdysvaltain työministeriön mukaan, mukaan lukien oikeus saada palkkatyöntekijöitä, joilla ei ole työntekijöitä vähimmäispalkkaan ja ylityökorvaus. Rekistereitä voidaan myös käyttää sen varmistamiseksi, että työnantaja ei käytä lapsia, jotka ovat liian nuoria työskentelemään laillisesti ja jotka eivät käytä lapsia, jotka voivat työskennellä laillisesti laittoman tuntimäärän vuoksi. Työntekijöiden työkyvyttömyyseläkkeelle siirtymistä koskevan asiakirjan ylläpitämisen tarkoituksena on varmistaa, että työntekijä, joka havaitsee olevansa syrjitty ikänsä vuoksi, pystyy löytämään EEOC: n mukaan hänen vaatimuksensa todistamista tai kumoamista varten tarvittavat tiedot.

Huomioita

FLSA: n ja ADEA: n mukaan palkkasummatiedot säilytetään yleensä EEOC: n mukaan kolmen vuoden ajan työntekijän irtisanomisen jälkeen. ADEA, FLSA ja muut perussäännöt voivat vaatia työnantajaa pitämään eri osia työntekijän tiedostosta eri pituisina aikoina. Esimerkiksi ADEA vaatii, että palkkasummatiedot säilytetään kolmen vuoden ajan, edellyttäen, että EEOC: n mukaan perustiedot työntekijästä pidetään vain yhden vuoden ajan. Varmista, että yrityksesi täyttää kaikki tietojenkäsittelyn säilyttämisvaatimukset. Ota yhteyttä ammattitaitoiseen työsuojeluvaltuutettuun.